Scrum methodology: what it is and why it pays to implement it

By October 24, 2022 Digital Stories

Oggi la metodologia Agile è uno dei meccanismi di lavoro maggiormente impiegati tra le imprese di tutto il mondo in quanto assicura ottimi risultati aziendali.

A team Agile è in grado di autogestirsi e riesce a prendere decisioni secondo i ruoli e le responsabilità dei propri membri. La cooperazione tra i componenti della squadra agile è favorita da ciascun membro ed il team è la sola funzione aziendale riconosciuta da tutti.

In relazione però alla metodologia Agile si sente spesso parlare di Scrum, un framework utile per ottimizzare i processi aziendali, specialmente nelle società innovative e ad alto rischio come le startup.

Con lo Scrum si cerca quindi di aumentare la prevedibilità ed il controllo del rischio. Infatti, tutte le modifiche vengono eseguite in maniera più rapida e semplice, dando alla squadra l’opportunità di adattarsi ai cambiamenti di obiettivo e tecnologie.

Proviamo a capire cos’è il metodo Scrum, quali aspetti e figure lo caratterizzano e quali vantaggi garantisce alle aziende.

Storia ed origine della metodologia Scrum

La parola ‘scrum’ è stata utilizzata per la prima volta in un articolo scritto dagli studiosi Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi ed apparso sulla rivista Harvard Business nel 1986.

I due hanno preso in prestito il termine dal mondo del rugby. La scrum indica la mischia di gioco, nel corso della quale il pallone viene passato tra i giocatori della squadra mentre questa si muove come un’unità sul campo.

In seguito, il framework Scrum è stato codificato nel 1995 da Jeff Sutherland e Ken Schwaber nelle loro opere Manifesto Agile e SCRUM Development Process. Il metodo di lavoro proposto era un rifiuto parziale del modello waterfall di sviluppo del software.

Secondo questo modello, i progetti sono divisi in fasi sequenziali, dove i risultati finali di ogni segmento sbloccano la fase seguente. Per Schwaber e Sutherland gli sviluppatori hanno bisogno di un procedimento più iterativo e flessibile che gli permettesse di adattarsi al proprio ambiente per offrire prodotti migliori ai clienti.

Gli studiosi hanno così pubblicato la Scrum Guide, un documento che viene aggiornato annualmente e nel quale invitano sviluppatori e lavoratori in generale ad affidarsi a tale tecnica di lavoro per evolversi e migliorarsi costantemente.

Come funziona la metodologia Scrum

La strategia Scrum non è altro che un framework per ottenere prodotti complessi. È parte della vasta gamma di approcci offerti dalla metodologia Agile, di cui è forse la versione più diffusa tra le aziende.

Questo perché Scrum è fondato sulla teoria del controllo empirico dei processi produttivi, per la quale le decisioni vengono prese sulla base dell’esperienza.

Dunque, Scrum è un sistema di gestione che i team aziendali usano per autogestirsi e lavorare verso un obiettivo comune. Si compone di una serie di riunioni, strumenti e ruoli utili per una puntuale ed efficiente consegna del prodotto.

Come una vera e propria squadra sportiva che si allena per la partita, la filosofia Scrum consente ai reparti di imparare dall’esperienza, adattarsi più velocemente ai cambiamenti e risolvere i problemi in modo economico e sostenibile.

Al pari degli altri processi Agile, anche in questo caso c’è una suddivisione del progetto in differenti fasi, note come ‘sprint’. In ogni sprint il gruppo propone nuove funzionalità che saranno poi valutate dal cliente.

Si definisce così un meccanismo iterativo che consente di aumentare con frequenza le funzionalità del progetto di lavoro ed al contempo controllare l’andamento generale e la soddisfazione dei clienti su quanto già presentato.

Vediamo allora quali sono i principi On which the Scrum method is based:

  • Transparency: The team works in an environment in which everyone is aware of the challenges that might occur. This means that the various aspects of the work are visible to the project managers through frequent face-to-face meetings;
  • Reflection: reflection points are integrated into the framework so that group participants can check progress. Managers use information from the meetings to make estimates and plan ahead. As a result, the project is carried out on time and on budget;
  • Adaptation: The team can go about redefining priorities and processes from time to time, taking into account changes in customer needs or changing market conditions.

Below, however, we have the most important values essential for successful implementation of the Scrum system:

  • Intrapreneurship: working team members show initiative by asking engaging and open-ended questions and carry on transparent discussions to arrive at the best solution;
  • Commitment: it is necessary to be committed to carrying out goals and activities that require time and dedication to aim toward continuous improvement;
  • Attention: The Scrum team will need to focus on selected operations to achieve results in a limited period of time;
  • Respect: within the group there must be a deep respect for each other, as well as for those in charge and the Scrum approach itself. In fact, a culture of respect produces a great spirit of collaboration;
  • Opening: It is essential to be open to new opportunities and ideas for better individual learning and project characteristics.

Scrum artifacts, roles, and events

Beyond the personal qualities and aptitude that workers should possess, the Scrum methodology also mandates the following well-defined artifacts, roles, and events that contribute to the perfect implementation of the project.

Artifacts

Scrum groups employ specific tools called. artifacts, through which to solve problems and manage different projects.

Such artifacts provide workers and clients with essential data regarding process and activity planning. Going into detail, there are 3 types of artifacts:

  • Product Backlog: it is a list of requirements, features, functions, and fixes that one must necessarily make for the project to be successful. Simply put, it is the list of tasks to be performed by the Scrum team, with Priorities to be redefined from time to time according to market transformations. It is no coincidence that the Product Backlog constantly evolves, becoming more complex as the product to be developed progresses and as feedback from customers is received.
  • Sprint Backlog: Sprint Backlog means the list of items that the group must complete in the Sprint cycle in place, that is, at each stage of development. Before each Sprint, however, the team must select from the Product Backlog the items to work on. In addition, the Sprint Backlog is constantly changing and keeps track of completed tasks or what remains to be done.
  • Increment: increment is nothing but the final product that can be used after a Sprint, in conjunction with features already released with previous Sprints. For example, some teams of developers working with Scrum decide to propose something to customers at the end of a Sprint, while others prefer to work on features that will later be proposed all together.

Roles

A department that acts following the Scrum strategy must be able to rely on 3 special figures:

  • Product Owner: The Product Owner must ensure that the team can offer the greatest possible value to society. Determines the work to be done and the order in which to execute the various steps. Specifically, it gathers the opinions of customers, shareholders, and anyone with an interest in the company to establish the main priorities;
  • Scrum Master: Scrum Masters represent the heart of the team and are responsible for the efficiency of those they work with. They plan resources for each Sprint, facilitate meetings, lead the digital transformation della squadra e comunicano con persone esterne per risolvere eventuali problemi ed ostacoli;
  • Team di Sviluppo: è il gruppo di lavoro Scrum e si compone mediamente dalle 3 alle 9 persone. Su tale argomento Bezos, il fondatore di Amazon, suggerisce la regola delle due pizze: ogni riunione dovrebbe includere un numero di persone abbastanza piccolo da poter condividere due pizze al massimo. Di solito il Team di Sviluppo comprende tester, sviluppatori, specialisti UX e ingegneri. In genere i componenti hanno competenze differenti, ma si formano comunque a vicenda, così che nessuno possa causare un collo di bottiglia nel consegnare un progetto. Infine, il gruppo coopera per l’esecuzione dei vari Sprint, si organizza in modo autonomo e condivide le responsabilità.

Gli eventi

Il lavoro effettuato in ottica Scrum si sviluppa in 4 eventi particolari, studiati per strutturare al meglio i processi, incrementare la trasparenza delle operazioni ed eliminare la necessità di meeting non programmati.

Prima però di analizzare questi eventi è importante comprendere con esattezza il cardine sui quali si fondano, ovvero lo Sprint. È il centro del framework Scrum e può durare dalle 2 alle 4 settimane.

Ciascuno Sprint è una specie di mini-progetto o fase intermedia che ha l’obiettivo di essere utilizzabile e potenzialmente presentabile al cliente. Nel corso dello Sprint gli scopi prestabiliti durante la pianificazione ed il tempo a disposizione rimangono fissi. Infatti, lo Sprint si conclude anche se non sono stati raggiunti tutti i risultati.

Lo Sprint è formato dai 4 eventi accennati in precedenza: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective. Essendo time-boxed, hanno tutti una durata temporale predefinita.

Sprint Planning

Questo è il punto iniziale di uno Sprint. È la riunione in cui il team stabilisce l’obiettivo dello Sprint (Sprint Goal) e vengono scelti gli elementi del Product Backlog da portare a termine. Solitamente può durare fino ad un massimo di 8 ore per gli Sprint di 4 settimane.

Daily Scrum

È una breve riunione giornaliera che dura mediamente un quarto d’ora e nella quale il Team di Sviluppo definisce il programma della giornata. Durante il confronto si discute di cosa è stato fatto il giorno prima, quello che si farà nelle seguenti 24 ore e quali sono stati i problemi riscontrati.

Sprint Review

Alla fine di uno Sprint è previsto un incontro informale, la Sprint Review, dove la squadra discute insieme ai responsabili. Il meeting va a dimostrare quanto è stato fatto e serve a ricevere gli input per le successive riunioni. In media dura anche fino a 4 ore per gli Sprint di 4 settimane.

Sprint Retrospective

Conclusa la Sprint Review, si passa alla Sprint Retrospective, una riunione formale dove il gruppo Scrum analizza lo Sprint terminato, individuando le cose positive, i possibili miglioramenti e in che modo implementarli nel prossimo Sprint. Dura fino a 3 ore, per poi cominciare con un nuovo Sprint Planning. Si va avanti con i seguenti Sprint fino alla conclusione del progetto.

I vantaggi dell’affidarsi alla metodologia Scrum

Teoricamente l’approccio Scrum può essere impiegato da qualsiasi gruppo di lavoro, dal marketing alle risorse umane e fino alla progettazione informatica.

Nonostante ciò, attualmente trova largo uso soprattutto nel settore dell’ingegneria e dello sviluppo del software in quanto permette ai team di dare una risposta più pronta al cambiamento dei requisiti iniziali senza perdere di vista i costi ed il budget di partenza.

Ecco quali sono i benefici che il sistema Scrum assicura alle imprese di tutto il mondo:

  • Alta qualità in qualsiasi situazione: nel framework Scrum sono previsti dei controlli di qualità a cadenza regolare. Inoltre, i requisiti concordati all’inizio conservano la loro rilevanza ed i feedback del Product Owner consentono alla squadra di migliorarsi anche durante il progetto;
  • Maggiore ritorno sull’investimento: i team lavorano concentrandosi nello sviluppo di un prodotto funzionante e che possa essere lanciato sul mercato per ricevere i primi feedback dai clienti. Dunque, lo sviluppo Scrum si fonda su un team efficace ed un approccio fail-fast che dà la possibilità di risparmiare soldi sul lungo periodo;
  • Tanti parametri per una stima precisa: i membri del gruppo individuano dei precisi parametri per verificare le prestazioni del progetto. Ci sono quindi stime su budget, tempistiche e valori di qualità scelti tenendo conto dell’esperienza;
  • Team più produttivi e contenti: un team strutturato per essere autonomo e gestirsi da solo consente ai partecipanti di essere più tranquilli e creativi. C’è maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro ed ognuno può agire secondo la propria personalità. In aggiunta, le persone possono imparare le une dalle altre, lavorando in un ambiente di fiducia e sostegno reciproco.

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