Oggi la metodologia Agile è uno dei meccanismi di lavoro maggiormente impiegati tra le imprese di tutto il mondo in quanto assicura ottimi risultati aziendali.
Un team Agile è in grado di autogestirsi e riesce a prendere decisioni secondo i ruoli e le responsabilità dei propri membri. La cooperazione tra i componenti della squadra agile è favorita da ciascun membro ed il team è la sola funzione aziendale riconosciuta da tutti.
In relazione però alla metodologia Agile si sente spesso parlare di Scrum, un framework utile per ottimizzare i processi aziendali, specialmente nelle società innovative e ad alto rischio come le startup.
Con lo Scrum si cerca quindi di aumentare la prevedibilità ed il controllo del rischio. Infatti, tutte le modifiche vengono eseguite in maniera più rapida e semplice, dando alla squadra l’opportunità di adattarsi ai cambiamenti di obiettivo e tecnologie.
Proviamo a capire cos’è il metodo Scrum, quali aspetti e figure lo caratterizzano e quali vantaggi garantisce alle aziende.
Storia ed origine della metodologia Scrum
La parola ‘scrum’ è stata utilizzata per la prima volta in un articolo scritto dagli studiosi Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi ed apparso sulla rivista Harvard Business nel 1986.
I due hanno preso in prestito il termine dal mondo del rugby. La scrum indica la mischia di gioco, nel corso della quale il pallone viene passato tra i giocatori della squadra mentre questa si muove come un’unità sul campo.
In seguito, il framework Scrum è stato codificato nel 1995 da Jeff Sutherland e Ken Schwaber nelle loro opere Manifesto Agile e SCRUM Development Process. Il metodo di lavoro proposto era un rifiuto parziale del modello waterfall di sviluppo del software.
Secondo questo modello, i progetti sono divisi in fasi sequenziali, dove i risultati finali di ogni segmento sbloccano la fase seguente. Per Schwaber e Sutherland gli sviluppatori hanno bisogno di un procedimento più iterativo e flessibile che gli permettesse di adattarsi al proprio ambiente per offrire prodotti migliori ai clienti.
Gli studiosi hanno così pubblicato la Scrum Guide, un documento che viene aggiornato annualmente e nel quale invitano sviluppatori e lavoratori in generale ad affidarsi a tale tecnica di lavoro per evolversi e migliorarsi costantemente.
Come funziona la metodologia Scrum
La strategia Scrum non è altro che un framework per ottenere prodotti complessi. È parte della vasta gamma di approcci offerti dalla metodologia Agile, di cui è forse la versione più diffusa tra le aziende.
Questo perché Scrum è fondato sulla teoria del controllo empirico dei processi produttivi, per la quale le decisioni vengono prese sulla base dell’esperienza.
Dunque, Scrum è un sistema di gestione che i team aziendali usano per autogestirsi e lavorare verso un obiettivo comune. Si compone di una serie di riunioni, strumenti e ruoli utili per una puntuale ed efficiente consegna del prodotto.
Come una vera e propria squadra sportiva che si allena per la partita, la filosofia Scrum consente ai reparti di imparare dall’esperienza, adattarsi più velocemente ai cambiamenti e risolvere i problemi in modo economico e sostenibile.
Al pari degli altri processi Agile, anche in questo caso c’è una suddivisione del progetto in differenti fasi, note come ‘sprint’. In ogni sprint il gruppo propone nuove funzionalità che saranno poi valutate dal cliente.
Si definisce così un meccanismo iterativo che consente di aumentare con frequenza le funzionalità del progetto di lavoro ed al contempo controllare l’andamento generale e la soddisfazione dei clienti su quanto già presentato.
Vediamo allora quali sono i principi su cui si fonda il metodo Scrum:
- Trasparenza: il team lavora in un ambiente nel quale tutti sono coscienti delle sfide che potrebbero capitare. Ciò vuole dire che i vari aspetti del lavoro sono visibili ai responsabili del progetto grazie a frequenti incontri faccia a faccia;
- Riflessione: i punti di riflessione sono integrati nel framework, in maniera da permettere ai partecipanti del gruppo di verificare i progressi. I responsabili usano le informazioni provenienti dalle riunioni per eseguire stime e pianificare il futuro. Di conseguenza, il progetto viene svolto rispettando scadenze e budget;
- Adattamento: il team può andare a ridefinire di volta in volta priorità e processi tenendo conto di cambiamenti nelle esigenze del cliente o mutate condizioni del mercato.
Di seguito, invece, abbiamo i più importanti valori indispensabili per una corretta applicazione del sistema Scrum:
- Intraprendenza: i membri della squadra di lavoro mostrano di essere intraprendenti ponendo domande coinvolgenti ed aperte e portano avanti discussioni trasparenti per giungere alla soluzione migliore;
- Impegno: è necessario impegnarsi nello svolgere obiettivi ed attività che richiedono tempo e dedizione per puntare verso un miglioramento continuo;
- Attenzione: il team Scrum dovrà concentrarsi su operazioni selezionate per ottenere risultati in un periodo di tempo limitato;
- Rispetto: all’interno del gruppo deve esserci un profondo rispetto reciproco, così come verso i responsabili e lo stesso approccio Scrum. Infatti, la cultura del rispetto produce un grande spirito di collaborazione;
- Apertura: è indispensabile essere aperti a nuove opportunità e idee per un migliore apprendimento individuale e delle caratteristiche del progetto.
Artefatti, ruoli ed eventi Scrum
Al di là delle qualità personali e dell’attitudine che i lavoratori dovrebbero possedere, la metodologia Scrum impone anche artefatti, ruoli ed eventi ben definiti che concorrono alla perfetta realizzazione del progetto.
Gli artefatti
I gruppi Scrum impiegano strumenti specifici denominati artefatti, grazie ai quali risolvere problemi e gestire i differenti progetti.
Tali artefatti garantiscono ai lavoratori e ai clienti i dati essenziali per quanto riguarda la pianificazione dei processi e delle attività. Andando nel dettaglio, ci sono 3 tipologie di artefatti:
- Product Backlog: si tratta di un elenco di requisiti, caratteristiche, funzioni e correzioni che bisogna necessariamente apportare per la buona riuscita del progetto. In parole povere, è l’elenco dei compiti che il team Scrum dovrà eseguire, con priorità da ridefinire di volta in volta secondo le trasformazioni del mercato. Non a caso il Product Backlog evolve costantemente, diventando più complesso con l’avanzamento del prodotto da sviluppare ed assecondando i feedback provenienti dai clienti.
- Sprint Backlog: per Sprint Backlog si intende la lista degli elementi che il gruppo deve completare nel ciclo di Sprint in atto, cioè in ogni fase di sviluppo. Prima di ciascuno Sprint, però, la squadra deve selezionare dal Product Backlog gli elementi sui quali lavorare. Inoltre, lo Sprint Backlog è in costante trasformazione e tiene traccia delle attività completate o di quello che rimane da fare.
- Increment: l’increment non è altro che il prodotto finale che si può utilizzare dopo uno Sprint, congiuntamente alle funzionalità già rilasciate con i precedenti Sprint. Ad esempio, alcuni team di sviluppatori che operano con Scrum decidono di proporre qualcosa ai clienti alla fine di uno Sprint, mentre altri preferiscono lavorare su funzioni che saranno successivamente proposte tutte insieme.
I ruoli
Un reparto che agisce seguendo la strategia Scrum deve poter contare su 3 figure particolari:
- Product Owner: il Product Owner deve assicurarsi che il team possa offrire alla società il maggior valore possibile. Stabilisce il lavoro da svolgere e l’ordine secondo cui eseguire le varie fasi. Nello specifico, raccoglie le opinioni di clienti, azionisti e chiunque abbia interessi nell’azienda per stabilire le principali priorità;
- Scrum Master: gli Scrum Master rappresentano il cuore del team e sono responsabili dell’efficienza di chi lavora. Pianificano le risorse per ciascuno Sprint, agevolano le riunioni, guidano la trasformazione digitale della squadra e comunicano con persone esterne per risolvere eventuali problemi ed ostacoli;
- Team di Sviluppo: è il gruppo di lavoro Scrum e si compone mediamente dalle 3 alle 9 persone. Su tale argomento Bezos, il fondatore di Amazon, suggerisce la regola delle due pizze: ogni riunione dovrebbe includere un numero di persone abbastanza piccolo da poter condividere due pizze al massimo. Di solito il Team di Sviluppo comprende tester, sviluppatori, specialisti UX e ingegneri. In genere i componenti hanno competenze differenti, ma si formano comunque a vicenda, così che nessuno possa causare un collo di bottiglia nel consegnare un progetto. Infine, il gruppo coopera per l’esecuzione dei vari Sprint, si organizza in modo autonomo e condivide le responsabilità.
Gli eventi
Il lavoro effettuato in ottica Scrum si sviluppa in 4 eventi particolari, studiati per strutturare al meglio i processi, incrementare la trasparenza delle operazioni ed eliminare la necessità di meeting non programmati.
Prima però di analizzare questi eventi è importante comprendere con esattezza il cardine sui quali si fondano, ovvero lo Sprint. È il centro del framework Scrum e può durare dalle 2 alle 4 settimane.
Ciascuno Sprint è una specie di mini-progetto o fase intermedia che ha l’obiettivo di essere utilizzabile e potenzialmente presentabile al cliente. Nel corso dello Sprint gli scopi prestabiliti durante la pianificazione ed il tempo a disposizione rimangono fissi. Infatti, lo Sprint si conclude anche se non sono stati raggiunti tutti i risultati.
Lo Sprint è formato dai 4 eventi accennati in precedenza: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective. Essendo time-boxed, hanno tutti una durata temporale predefinita.
Sprint Planning
Questo è il punto iniziale di uno Sprint. È la riunione in cui il team stabilisce l’obiettivo dello Sprint (Sprint Goal) e vengono scelti gli elementi del Product Backlog da portare a termine. Solitamente può durare fino ad un massimo di 8 ore per gli Sprint di 4 settimane.
Daily Scrum
È una breve riunione giornaliera che dura mediamente un quarto d’ora e nella quale il Team di Sviluppo definisce il programma della giornata. Durante il confronto si discute di cosa è stato fatto il giorno prima, quello che si farà nelle seguenti 24 ore e quali sono stati i problemi riscontrati.
Sprint Review
Alla fine di uno Sprint è previsto un incontro informale, la Sprint Review, dove la squadra discute insieme ai responsabili. Il meeting va a dimostrare quanto è stato fatto e serve a ricevere gli input per le successive riunioni. In media dura anche fino a 4 ore per gli Sprint di 4 settimane.
Sprint Retrospective
Conclusa la Sprint Review, si passa alla Sprint Retrospective, una riunione formale dove il gruppo Scrum analizza lo Sprint terminato, individuando le cose positive, i possibili miglioramenti e in che modo implementarli nel prossimo Sprint. Dura fino a 3 ore, per poi cominciare con un nuovo Sprint Planning. Si va avanti con i seguenti Sprint fino alla conclusione del progetto.
I vantaggi dell’affidarsi alla metodologia Scrum
Teoricamente l’approccio Scrum può essere impiegato da qualsiasi gruppo di lavoro, dal marketing alle risorse umane e fino alla progettazione informatica.
Nonostante ciò, attualmente trova largo uso soprattutto nel settore dell’ingegneria e dello sviluppo del software in quanto permette ai team di dare una risposta più pronta al cambiamento dei requisiti iniziali senza perdere di vista i costi ed il budget di partenza.
Ecco quali sono i benefici che il sistema Scrum assicura alle imprese di tutto il mondo:
- Alta qualità in qualsiasi situazione: nel framework Scrum sono previsti dei controlli di qualità a cadenza regolare. Inoltre, i requisiti concordati all’inizio conservano la loro rilevanza ed i feedback del Product Owner consentono alla squadra di migliorarsi anche durante il progetto;
- Maggiore ritorno sull’investimento: i team lavorano concentrandosi nello sviluppo di un prodotto funzionante e che possa essere lanciato sul mercato per ricevere i primi feedback dai clienti. Dunque, lo sviluppo Scrum si fonda su un team efficace ed un approccio fail-fast che dà la possibilità di risparmiare soldi sul lungo periodo;
- Tanti parametri per una stima precisa: i membri del gruppo individuano dei precisi parametri per verificare le prestazioni del progetto. Ci sono quindi stime su budget, tempistiche e valori di qualità scelti tenendo conto dell’esperienza;
- Team più produttivi e contenti: un team strutturato per essere autonomo e gestirsi da solo consente ai partecipanti di essere più tranquilli e creativi. C’è maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro ed ognuno può agire secondo la propria personalità. In aggiunta, le persone possono imparare le une dalle altre, lavorando in un ambiente di fiducia e sostegno reciproco.