La gestione dei progetti è uno degli elementi fondamentali per il successo di un’azienda. Ogni imprenditore deve fare i conti con le sfide che il mercato gli pone davanti tutti i giorni e una buona conoscenza delle tecniche di gestione può fare la differenza. Il project management è l’insieme delle tecniche e attività volte alla pianificazione, gestione e raggiungimento degli obiettivi di un progetto.
Che cos’è un progetto?
Un progetto è un insieme di azioni che sono svolte nel tempo da un gruppo di persone per il raggiungimento di un obiettivo. Ogni progetto può essere suddiviso in cinque principali fasi:
- La prima fase è quella di avvio, in cui vengono definiti i requisiti e gli obiettivi del progetto;
- La fase successiva è quella di pianificazione, in cui si iniziano a pianificare le attività che devono essere realizzate per il raggiungimento degli obiettivi. Tra le diverse attività è opportuno definire quali sono le risorse da impiegare e le loro responsabilità, i costi da sostenere, i potenziali rischi da affrontare e la durata stessa delle singole attività;
- La terza fase è quella di esecuzione, in cui vengono messe in pratica le attività pianificate nella precedente fase;
- La quarta fase è quella di monitoraggio e controllo, che non può essere classificata come una fase indipendente perché investe tutte le precedenti. Lo scopo è quello di verificare lo stato di avanzamento del progetto e di evidenziare eventuali scostamenti dal piano operativo per adottare tempestivamente le contromisure per riportarlo in asse.
- L’ultima fase è quella di chiusura, in cui tutte le attività sono state portate a termine e il prodotto o servizio viene consegnato al cliente.
Chi si occupa della gestione del progetto?
È proprio la figura del project manager a dedicarsi alla pianificazione, controllo e monitoraggio delle diverse attività da eseguire per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Sarà il principale responsabile del progetto e avrà l’ulteriore compito di validare le azioni correttive da applicare nel momento in cui si riscontra un problema durante l’esecuzione del progetto.
Metodologia Waterfall o Agile?
Esistono due principali metodologie per la gestione di un progetto: Waterfall e Agile. La metodologia waterfall, o anche definita tradizionale, prende il nome dal fatto che prevede l’esecuzione delle attività delle diverse fasi in modo lineare e sequenziale ed in particolar modo, rendendo le fasi l’una indipendente dall’altra. Questa metodologia si basa sul presupposto di portare a termine il progetto rientrando nei tempi, costi, obiettivi e qualità. Tuttavia, nonostante la capacità di soddisfare le suddette specifiche i risultati molto spesso non sono soddisfacenti per il cliente. Ciò perché seguendo questa metodologia, ci si sofferma a ciò che si pensa voglia il cliente, ma non alle reali esigenze. Inoltre, la volontà del cliente non viene mai presa in considerazione se non nella fase di pianificazione e di consegna. Tenendo conto della rigidità e della mancanza di approccio con il cliente la metodologia tradizionale non rappresenta quasi più un buon punto di partenza.
A tal proposito, viene presa in considerazione la metodologia Agile, un approccio incrementale ed iterativo che coinvolge a pieno il cliente finale durante la realizzazione delle diverse fasi di lavoro. Uno dei principali vantaggi consiste nel consegnare al cliente pacchetti di lavoro che può testare e validare di volta in volta, comportando il raggiungimento dell’obiettivo ottimale e un miglioramento continuo del team di progetto.
Tra Agile e Waterfall esiste una principale differenza: nella metodologia tradizionale lo scopo è portare a termine il prodotto seguendo i requisiti fissati durante la pianificazione iniziale. Nell’Agile, invece, ad ogni iterazione viene data la possibilità al cliente di verificare l’andamento del progetto e fornire un feedback analizzando il pacchetto rilasciatogli di volta in volta.
Quali documenti può redigere un Project Manager?
Solitamente quando si parla di project management i documenti caratteristici che vengono presi in considerazione sono:
- la Work Breakdown Structure (WBS), un elenco con le principali attività da svolgere per portare a compimento il progetto;
- l’Organization Breakdown Structure (OBS), un documento ufficiale con la struttura organizzativa del progetto;
- la Matrice delle Responsabilità, in cui sono inserite le responsabilità di tutte le risorse che partecipano attivamente al progetto;
- il Diagramma di Gantt, una rappresentazione utilizzata per valutare la durata delle attività e il percorso critico di tutto il progetto, solitamente utilizzato nella metodologia tradizionale.
Quali strumenti di gestione può utilizzare un Project Manager?
Al giorno d’oggi intervengono altri strumenti digitali per supportare il project manager nella sua attività. Esistono, infatti, diversi software di gestione progetto che sono utilizzati dalla gran parte delle aziende mondiali. Tra questi: Asana, Click-up e Jira.
Asana
Creata nel 2008 da Moskovitz e Rosenstein, Asana è uno strumento di task management molto utilizzato per la gestione dei progetti aziendali. È una piattaforma freemium, con possibilità di acquistare un pacchetto a pagamento con funzionalità aggiuntive, e permette attraverso un login email, di condividere uno spazio virtuale in cui organizzare e progettare le task per portare a termine gli obiettivi di un progetto. In ogni spazio è possibile assegnare task, inserire tag e modificare la loro visualizzazione in diversi modi: board con le colonne corrispettive, calendario o elenco delle task.
Click-up
Creato nel marzo 2017, Click-up ha una struttura molto simile a quella di Asana. La piattaforma americana, infatti, prevede la possibilità di sottoscrivere un abbonamento freemium o di acquistare un pacchetto a pagamento con funzionalità aggiuntive. Anche in questo caso viene data la possibilità agli utenti condividere uno spazio virtuale con le relative task, assegnarle alle risorse e visualizzarle in diversi modi. Nella versione base, tuttavia, fornisce un elenco di template precompilati da poter utilizzare immediatamente e possiede, rispetto ai concorrenti del settore, una serie di funzionalità innovative aggiuntive.
Jira
Creato nel 2002, Jira è un software applicativo di gruppo utilizzato per il monitoraggio e tracciamento di bug e ticket e per la gestione dei progetti in Agile. Sulla piattaforma è possibile selezionare diverse board innovative tra cui scrum e kanban.
Ad aprile è stato rilasciato il Jira Work Management JWK, un tool di gestione che permette la pianificazione e monitoraggio del lavoro tra i diversi team di progetto. Tra i diversi vantaggi JWM permette una gestione di tipo Agile, la creazione e la gestione di processi di lavoro standardizzati e la generazione di flussi di lavoro personalizzati.